Qvamp · eseményszoftver

Nem kell egyedül végigcsinálnia. A Qvampot közösen állítjuk be aszerint, ahogyan ma értékesít és eseményeket készít elő, és végigmegyünk Önnel az első érdeklődéseken, ajánlatokon és eseményeken, amíg az új folyamat be nem áll. Az ügyfeleket, tételeket és a többi adatot segítünk átvinni, így nem üres rendszerrel kezd. Ha pedig elakad, WhatsAppon, e-mailben, telefonon és videohívásban is elérhetők vagyunk.

Az eseménykezelő rendszer (gyakran Event OS) bármely rendezvényhelyszín, konferencia-létesítménnyel rendelkező szálloda, esküvői helyszín vagy többfunkciós csarnok szoftveres szíve. Míg a szokásos szállodai vagy értékesítési rendszerek csak a szállással és az értékesítéssel foglalkoznak, az Event OS kezeli a bérelhető terek napi működését és magukat a rendezvényeket. Lefedi az esemény teljes életciklusát – a bejövő érdeklődés rögzítésétől kezdve a villámgyors árajánlat-készítésen és az e-szerződés elküldésén át a részletes operatív előkészítésig és a végső elszámolásig. Röviden: ez az eseményüzletág központja.

Egy modern rendszer nem lehet csak egy passzív kapcsolatadatbázis. A sebesség, a rutin automatizálása és a teljes integráció kulcsfontosságú. A legnépszerűbb funkciók közé tartozik az azonnali árajánlat (ajánlatkészítés kevesebb mint egy perc alatt), az ajánlatok másolásának lehetősége, az integrált e-aláírások és az ügyfélportál, ahol az ügyfél valós időben látja a változásokat. A működési fázisban az eseménymenedzserek számára kulcsfontosságú a változások nyomon követése, valamint a pénzügyek, a személyzet, a menetrendek és a leltár egy helyen történő kezelése.

Egyetlen modern szoftver sem él elszigetelten. Egy eseményrendszernek zökkenőmentesen kell kommunikálnia a szállodai rendszerével (PMS), a könyvelőprogrammal vagy a marketingeszközökkel. A Qvampot úgy tervezték, hogy a technológiai infrastruktúra természetes részévé váljon.

Az általános CRM tud licencet vagy autót eladni, de nem érti az olyan fogalmakat, mint „esküvő 120 vendégre” vagy „konferenciacsomag cateringgel” — ezeket kínosan bele kell erőltetnie olyan mezőkbe, amelyek nem oda valók. A Qvamp ezzel szemben már az elején a rendezvény valós folyamatával dolgozik: az értékesítő az Érdeklődéseknél és az Árajánlatoknál látja a beérkező megrendeléseket, az operatív csapat ugyanazt az eseményt az Előkészítésben nyitja meg a menetrenddel, leltárral és feladatlistákkal — rendszerváltás vagy az értékesítés és a megvalósítás közötti kézi információátadás nélkül.

Az operatív súrlódás az az állapot, amikor a csapata több időt tölt papírmunkával, e-mailezéssel és információkereséssel, mint az ügyfelekkel való törődéssel. Ez az időpontok és a kapacitások folyamatos belső ellenőrzését jelenti. A Qvamp kiküszöböli ezt a súrlódást azáltal, hogy áttekinthető nyilvántartást biztosít a bérelhető terekről, élő elérhetőség-ellenőrzéssel. A rendszer automatikusan figyeli az időpont-ütközéseket, és lehetővé teszi a szerződések és a rendezvényspecifikus követelmények kezelését. Minden jóváhagyott módosítás azonnal újraszámolódik az árajánlatban, ellenőrzésre kerül a helyszín elérhetőségével szemben, és automatikusan tükröződik a leltár előkészítési feladataiban. Ráadásul az ügyfél számára elérhető a 24/7 ügyfélportál.

Figyeljen három fő tényezőre: a csapat általi bevezetés sebességére (ha a rendszer nehézkes, az emberek bojkottálni fogják), a bevezetés sebességére és a rugalmasságra (zökkenőmentesen végig kell vezetnie a csapatot a megrendelés visszaigazolásától a fizetésen és számlázáson át a végső elszámolásig). Mindig olyan megoldást keressen, amely minimális kockázattal teszi lehetővé a kezdést — és olyan szolgáltatót, amely az átállásnál sem hagyja magára. Ezért nálunk a teljes Qvampot 14 napig ingyen kipróbálhatja, az Excel-adatokat mi visszük át, és ha elakad, telefonon is elérhetők vagyunk.