Qvamp · eseményszoftver

Az eseménykezelő rendszer (gyakran Event OS) bármely rendezvényhelyszín, konferencia-létesítménnyel rendelkező szálloda, esküvői helyszín vagy többfunkciós csarnok szoftveres szíve. Míg a szokásos szállodai vagy értékesítési rendszerek csak a szállással és az értékesítéssel foglalkoznak, az Event OS kezeli a bérelhető terek napi működését és magukat a rendezvényeket. Lefedi az esemény teljes életciklusát – a bejövő érdeklődés rögzítésétől kezdve a villámgyors árajánlat-készítésen és az e-szerződés elküldésén át a részletes operatív előkészítésig és a végső elszámolásig. Röviden: ez az eseményüzletág központja.

Egy modern rendszer nem lehet csak egy passzív kapcsolatadatbázis. A sebesség, a rutin automatizálása és a teljes integráció kulcsfontosságú. A legnépszerűbb funkciók közé tartozik az azonnali árajánlat (ajánlatkészítés kevesebb mint egy perc alatt), az ajánlatok másolásának lehetősége, az integrált e-aláírások és az ügyfélportál, ahol az ügyfél valós időben látja a változásokat. A működési fázisban az eseménymenedzserek számára kulcsfontosságú a változások nyomon követése, valamint a pénzügyek, a személyzet, a menetrendek és a leltár egy helyen történő kezelése.

Egyetlen modern szoftver sem él elszigetelten. Egy eseményrendszernek zökkenőmentesen kell kommunikálnia a szállodai rendszerével (PMS), a könyvelőprogrammal vagy a marketingeszközökkel. A Qvampot úgy tervezték, hogy a technológiai infrastruktúra természetes részévé váljon.

Az általános CRM tud licencet vagy autót eladni, de nem érti az olyan fogalmakat, mint „esküvő 120 vendégre” vagy „konferenciacsomag cateringgel” — ezeket kínosan bele kell erőltetnie olyan mezőkbe, amelyek nem oda valók. A Qvamp ezzel szemben már az elején a rendezvény valós folyamatával dolgozik: az értékesítő az Érdeklődéseknél és az Árajánlatoknál látja a beérkező megrendeléseket, az operatív csapat ugyanazt az eseményt az Előkészítésben nyitja meg a menetrenddel, leltárral és feladatlistákkal — rendszerváltás vagy az értékesítés és a megvalósítás közötti kézi információátadás nélkül.

Az operatív súrlódás az az állapot, amikor a csapata több időt tölt papírmunkával, e-mailezéssel és információkereséssel, mint az ügyfelekkel való törődéssel. Ez az időpontok és a kapacitások folyamatos belső ellenőrzését jelenti. A Qvamp kiküszöböli ezt a súrlódást azáltal, hogy áttekinthető nyilvántartást biztosít a bérelhető terekről, élő elérhetőség-ellenőrzéssel. A rendszer automatikusan figyeli az időpont-ütközéseket, és lehetővé teszi a szerződések és a rendezvényspecifikus követelmények kezelését. Minden jóváhagyott módosítás azonnal újraszámolódik az árajánlatban, ellenőrzésre kerül a helyszín elérhetőségével szemben, és automatikusan tükröződik a leltár előkészítési feladataiban. Ráadásul az ügyfél számára elérhető a 24/7 ügyfélportál.

Figyeljen három fő tényezőre: a csapat általi bevezetés sebességére (ha a rendszer nehézkes, az emberek bojkottálni fogják), a bevezetés sebességére és a rugalmasságra (zökkenőmentesen végig kell vezetnie a csapatot a megrendelés visszaigazolásától a fizetésen és számlázáson át a végső elszámolásig). Mindig olyan megoldást keressen, amely minimális kockázattal teszi lehetővé a kezdést. Pontosan ezért kínáljuk az Engine modult teljesen ingyenesen. Lehetővé teszi, hogy 10 perc alatt űrlapokat helyezzen el a weboldalán, és elkezdje gyűjteni az érdeklődőket a MiniCRM-be, hogy érezze a rendszer logikáját. Csak akkor váltson a teljes Qvamp verzióra, ha saját maga is látja a valódi eredményeket a gyakorlatban.