Mit jelent ez?
A BEO (Banquet Event Order) a szállodaiparban és a rendezvényszervezésben egy alapvető dokumentum, amely részletes kézikönyvként szolgál egy adott eseményhez. A jóváhagyott árajánlat és az aláírt szerződés alapján jön létre, és részletesen leírja a rendezvény teljes menetét. A hagyományos BEO tartalmazza az ültetési rendet, a teljes food & beverage menüt (catering), a technikai felszerelést, az időbeosztást és a szükséges személyzet listáját.
A teljes személyzet számára, a szakácsoktól a technikusokig, a BEO az egyetlen igazság forrása (single source of truth), amely alapján a rendezvényt a helyszínen előkészítik és lebonyolítják.
Hogyan működik ez a Qvampban?
A Qvampban a hagyományos papíralapú BEO-t teljesen digitalizáljuk, és egy élő Esemény részletei nézettel helyettesítjük. Ennek előnye, hogy az utolsó pillanatban végrehajtott változtatások azonnal megjelennek minden kolléga számára.
- Csomagok és tételek panel: Helyettesíti a catering és a leltár statikus listáját. Tartalmazza a beárazott és beárazatlan termékeket is.
- Előkészítés panel: Itt jön létre az idővonal (Ütemterv), és delegálják az adott Tevékenységeket.
- Személyzet panel: A statikus műszaklista helyett a Qvamp közvetlenül kezeli az emberek műszakba osztását.
Ha a személyzetnek (vagy külső beszállítónak) még mindig szüksége van fizikai papírra a zsebébe vagy a konyhába, a Qvamp rendelkezik Exportálás funkcióval. Egyetlen kattintással PDF nyomtatási készletet (Runsheet) generál, amely pontosan betölti a hagyományos BEO funkcióját.